FRAMEWORK: PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS CON IA
Guía Paso a Paso para Ejecutivos
VISIÓN GENERAL
PASO 1 PASO 2 PASO 3 PASO 4
Definir → Generar → Detallar → Validar
con Estructura lo que y
Claridad Importa Ajustar
TÚ aportas: IA genera: TÚ seleccionas: TÚ validas:
Contexto Fases Fases críticas Realismo
Objetivos Entregables Para Política org.
Restricciones Dependencias profundizar Prioridades
PASO 1: DEFINIR CON CLARIDAD
Plantilla de Definición de Proyecto
Necesito planificar [NOMBRE DEL PROYECTO].
## Contexto
- Por qué se hace: [Problema que resuelve o oportunidad que aprovecha]
- Quién lo pidió/patrocina: [Sponsor y su motivación]
- Urgencia/Importancia: [Por qué ahora]
## Objetivo
- Resultado esperado: [Descripción clara del éxito]
- Métricas de éxito: [Cómo sabremos que funcionó]
- Fecha límite: [Deadline y si es flexible o rígido]
## Stakeholders
- [Nombre/Rol 1]: [Qué le importa específicamente]
- [Nombre/Rol 2]: [Qué le importa específicamente]
- [Nombre/Rol 3]: [Qué le importa específicamente]
## Recursos Disponibles
- Equipo: [Quiénes y cuánta dedicación]
- Presupuesto: [Monto y flexibilidad]
- Herramientas/Sistemas: [Con qué contamos]
## Restricciones
- Temporales: [Fechas bloqueadas, periodos críticos]
- Técnicas: [Sistemas que no pueden cambiar, integraciones requeridas]
- Organizacionales: [Políticas, aprobaciones necesarias]
- Otras: [Cualquier limitación relevante]
Documentación a Cargar
PASO 2: GENERAR ESTRUCTURA
Pedido Estándar a la IA
Basándote en la información del proyecto que te proporcioné, genera:
1. FASES PRINCIPALES
- Nombre de cada fase
- Duración estimada
- Objetivo de la fase
2. ENTREGABLES CLAVE
- Por cada fase, qué se entrega
- Criterios de aceptación sugeridos
3. DEPENDENCIAS CRÍTICAS
- Qué debe completarse antes de qué
- Dependencias externas (si las hay)
4. RIESGOS PRINCIPALES
- Top 5 riesgos identificados
- Probabilidad e impacto
- Estrategia de mitigación sugerida
5. HITOS DE DECISIÓN
- Puntos donde necesito validar antes de continuar
- Qué se evalúa en cada hito
Formato: Estructura clara con bullets, no texto corrido.
Checklist de Validación del Output
| Pregunta | ✓ |
|---|
| ¿Las fases tienen sentido para MI organización? | |
| ¿Los tiempos son realistas para MI equipo? | |
| ¿Faltan dependencias que yo conozco? | |
| ¿Los riesgos identificados son los que me preocupan? | |
| ¿Hay riesgos políticos/organizacionales no considerados? | |
| ¿Los hitos de decisión están en los momentos correctos? | |
PASO 3: DETALLAR LO QUE IMPORTA
Identificar Fases Críticas
Una fase es crítica si:
Pedido de Profundización
Para la fase [NOMBRE DE LA FASE], necesito más detalle:
1. Tareas específicas en orden de ejecución
2. Perfil del responsable ideal para cada tarea
3. Duración estimada de cada tarea
4. Recursos específicos necesarios (herramientas, accesos, información)
5. Puntos de validación intermedios
6. Posibles obstáculos y cómo abordarlos
7. Criterios para saber que la tarea está completa
PASO 4: VALIDAR Y AJUSTAR
Iteraciones Típicas
Para ajustar tiempos:
"El tiempo de [fase/tarea] es [optimista/pesimista] porque [razón de tu contexto].
Ajusta considerando que [información adicional]."
Para agregar restricciones:
"No consideraste que [restricción]. Reorganiza el plan considerando esto."
Para validar realismo:
"Dado que mi equipo [característica], ¿es realista este timeline?
¿Qué ajustarías?"
Para identificar gaps:
"¿Qué estoy olvidando en este plan?
¿Qué suelen fallar en proyectos similares?"
Lo Que SIEMPRE Es Tu Decisión
| Decisión | Por Qué Es Tuya |
|---|
| Priorización real | Tú sabes qué es crítico vs. deseable |
| Asignación de personas | Conoces capacidades reales y motivaciones |
| Validación de tiempos | Sabes cuánto toma realmente en tu org |
| Decisiones políticas | Qué stakeholder priorizar, qué compromisos aceptar |
| Go/No-Go | La decisión final de proceder o no |
QUICK REFERENCE
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS CON IA │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 1. DEFINIR: Contexto + Objetivo + Stakeholders + │
│ Recursos + Restricciones │
│ │
│ 2. GENERAR: Fases + Entregables + Dependencias + │
│ Riesgos + Hitos │
│ │
│ 3. DETALLAR: Solo las fases críticas con │
│ tareas específicas │
│ │
│ 4. VALIDAR: Tiempos + Realismo + Política + │
│ Prioridades │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│ TÚ DECIDES: Priorización, Asignación, Tiempos reales, │
│ Política organizacional, Go/No-Go │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘
ERRORES COMUNES A EVITAR
- Aceptar el plan sin validar tiempos → La IA tiende a ser optimista
- Olvidar cargar contexto → Planes genéricos e inútiles
- Detallar todas las fases igual → Pérdida de tiempo en lo no crítico
- No iterar → Perder la oportunidad de mejorar el plan
- Delegar decisiones políticas → La IA no conoce tu organización
Framework del Programa Fundamentos de AI-Thinking para Ejecutivos